我会简单而简短地说明情况，并问对方是否会检查一下自己的情况。当然，要留有可能是别人（包括你自己）的错误。

除非对方完全是无理取闹，否则应该是可以接受的。

要有礼貌，有个性，善解人意。你已经说过，你不认为这是故意的，也没有给你带来不便。

你可以说的一个很好的例子可能是：

“您好{人}，

谢谢你给我发来{文件}。我要求的。你有最新的版本吗？你发给我的那个和我的一模一样，我想知道我的版本是否已经完全更新了。完全有可能是这样的，但我只是想确认一下。如果你能让我知道，并把你的最新版本发给我，我会非常感激。对不起，给您带来的不便，特别是如果发现我原来的文件版本有误的话，请原谅。

祝您有一个愉快的一天，再次感谢！

~!!!!Acolyte”

检查确定是错误的

确保你点击了正确的链接。使用比较文档来确保没有变化（或者像你这样使用校验和）。在提出请求和导致结论之前，做你的尽职调查，以节省一些头痛的问题。

电子邮件的问题

电子邮件是一个非常非常混乱的媒介。你在同一时间向多个人发送，其中一些人你可能不认识，语气也不附带。

因此，我建议你可以快速地通过即时通讯或电话（在一个最小的干扰时间，比如早上的第一件事，或午饭后）。这样可以让你直接和对方说话，让他们很容易立即解决（而不是成为收件箱中的另一个请求），并且让你的语气传达出在电子邮件中丢失的信息。删除所有的CC，只需发送一封简单的邮件，比如：

Hey John, 我仔细检查了一下你昨天发的文件，但是自从上次之后就没有更新过。当你有机会的时候，你能不能看一下，如果需要的话再更新一下？谢谢

关键是：

1. 解释一下你已经检查过了
2. 给他们提供一个明确的行动
3. 不要包含任何负面的语言，指责

电子邮件的性质让人感觉到 “严肃"，所以保持简短是一个很好的策略，可以减轻严肃性。如果你把上面同样的邮件格式用非常正式的方式来写，感觉就完全不一样了：

Hey John,

我仔细检查了一下你昨天发来的文件，但是从上次到现在都没有更新。

真烦人，呵呵。我的做法通常是不试图把错误归咎于他们，而是明确表示他们没有寄对物品。

“你好{某某某}。很抱歉我的要求太含糊了。我已经有X版本的文件，日期为MMDDYYYY，我相信还有一个较新的Y版本，我想是昨天的？你能不能把最新的版本发给我，如果没有的话，让我知道该问谁？非常感谢你的帮助，抱歉一直打扰你。”

现在，你明明知道他们搞砸了，但你却装好人。而某某也不会生气（但应该是不好意思）。

我想写：

你好，

尽管页面上显示的版本已经更新了，但是文档的下载链接仍然给出了以前的版本。